Pilotit toteutetaan yhteistyössä pienten kulttuuritapahtumien kanssa Pohjois-Pohjanmaalla. Budjetti asiantuntijatyöhön on yhteensä 41 000 € (sis. alv). Tarjoukset pyydetään 2.11.2025 mennessä.
Tausta
Oulun Kulttuuritapahtumayhdistys ry toteuttaa ESR-rahoitteista Saavuta – Yleisöt yhdenvertaisesti mukaan kulttuuritapahtumiin -hanketta, jonka tavoitteena on kehittää kulttuuritapahtumien saavutettavuutta Pohjois-Pohjanmaalla.
Keväällä 2025 hankkeessa katselmoitiin yhdeksän kolmannen sektorin kulttuuritapahtuman saavutettavuuden nykytilaa. Katselmuksissa tarkasteltiin mm. fyysistä esteettömyyttä, viestintää, sosiaalista saavutettavuutta ja monikielisyyttä.
Katselmusvaiheessa tapahtumien ymmärrys saavutettavuudesta lisääntyi ja työskentely koettiin hyödylliseksi ja inspiroivaksi. Pilottivaiheeseen mukaan valitut tapahtumat ovat avoimin mielin jatkamassa saavutettavuustyötä.
Seuraavaksi hankkeessa ollaan siirtymässä pilotointivaiheeseen.
Pilotoinnin tavoitteena on kehittää käytännön tasolla kulttuuritapahtumien saavutettavuutta, saada konkreettista kokemusta saavutettavuutta parantavista toimenpiteistä ja jakaa oppeja laajasti Pohjois-Pohjanmaan tapahtumakentälle. Koska hankkeeseen osallistuvat tapahtumat ovat kolmannen sektorin pieniä kulttuuritapahtumia, tulee toimenpiteiden ja kehittämistyön olla sisällöltään ja laajuudeltaan sellaisia, että tapahtumien on mahdollista jatkaa saavutettavuustyötä myös ilman hankkeen tukea.
Katselmusvaiheessa tunnistettiin monenlaisia haasteita tapahtumien saavutettavuudessa, kuten:
- taiteenlajin vieraus ja ennakkokäsitykset
- tapahtumapaikkojen fyysinen esteettömyys ja siitä viestiminen
- monikielisen viestinnän puutteet ja maahan muuttaneiden tavoittaminen
- kohderyhmien tunnistaminen ja tavoittaminen
- tapahtuman sijaintiin liittyvät haasteet ja niiden ratkaiseminen digitaalisesti.
Näihin haasteisiin etsitään ratkaisuja pilottiprojekteilla.
Katselmusraportteihin on mahdollista tutustua etukäteen. Lukuoikeutta voi pyytää sähköpostitse minea(at)oulunjuhlaviikot.fi.
Hankinnan budjetti
Pilottivaiheen asiantuntijatyöhön on varattu yhteensä 41 000 euroa (sis. alv). Tarjoukset ja toimenpide-ehdotukset pyydetään suhteuttamaan käytettävissä olevaan budjettiin. Budjetti jaetaan pilottiprojektien kesken, mutta se ei jakaudu välttämättä tasaisesti. Budjetti kattaa asiantuntijatyön, kuten suunnittelun, toteutuksen, raportoinnin ja mahdollisen osallistumisen esittelytilaisuuksiin. Budjetti ei sisällä erillisiä käännös- tai tulkkauskuluja, mahdollisia hankintoja, mainoskuluja eikä tapahtumien tuotantokustannuksia.
Tapahtumat ja pilotti-ideat
Alla on listattuna tapahtumakohtaisesti pilottiprojektien suuntaa-antavat suunnitelmat. Lopullinen projektien laajuus ja sisältö tarkentuu tarjousten perusteella. Tarvittaessa suunnitelmia voidaan muokata, tiivistää tai priorisoida.
1. Elävän Iijoen melonta ja soutu
- Esteettömämmän ja lyhyemmän soutupätkän suunnittelu ja siitä viestiminen.
- Someyhteistyön pilotointi.
- Kevyt verkkosivujen saavutettavuussuunnittelu.
Pilotissa suunnitellaan ja toteutetaan lyhyempi ja esteettömämpi soutureitti, joka mahdollistaa osallistumisen myös niille, joille koko tapahtuman pituus tai fyysisyys on este. Tehtävänä on tuottaa konkreettinen kuvaus esteettömämmästä reitistä ja valmistella sen käytännön toteutus. Pilotissa testataan myös sosiaalisen median vaikuttajayhteistyötä, joka tukee saavutettavamman reitin viestintää, sopivan yhteisön tai vaikuttajan kanssa. Optio: Asiantuntijan toivotaan osallistuvan kevyesti konsultoiden myös tapahtuman uudistuvien verkkosivujen suunnitteluun saavutettavuusnäkökulmasta. Tapahtuma järjestetään vuosittain kesä-heinäkuun vaihteessa.
2. Oulunsalo Soi
- Yleisötyön kehittäminen.
- Someyhteistyön pilotointi.
Pilotissa kehitetään kamarimusiikkitapahtuman yleisötyötä. Tehtävänä on erityisen yleisötyön suunnittelu tapahtuman ympärille, kulttuurin ei-kävijöitä houkuttelevan ryhmän muodostaminen ja niistä viestiminen. Kokonaisuus voi koostua esimerkiksi kolmesta tapaamisesta ryhmän kesken (aloitustapaaminen ja ennakkotehtävä, tapahtumaan osallistuminen ja purkutapaaminen). Ryhmän toiminnan sekä siellä muodostuneiden kokemusten ja oivallusten toivotaan näkyvän esimerkiksi tapahtuman sosiaalisessa mediassa. Pilottiin voidaan yhdistää myös mahdollisen somevaikuttajayhteistyön suunnittelu ja siihen liittyvät käytännön tehtävät. Pilotin tavoitteena on kehittää tapahtuman yleisötyön muotoja ja purkaa taiteenlajiin liittyviä ennakkokäsityksiä. Tapahtuma järjestetään vuosittain elokuussa.
3. Oulu Pride
- Tapahtuman fyysisen esteettömyyden kehittäminen käytännön tasolla.
- Autismiystävällisemmän tapahtuman ohjeistuksen luominen.
- Yhteistyö ja työpajatyöskentely tapahtuman osallistujien kanssa.
Pilotissa kehitetään Oulu Priden moninaisten oheistapahtumien esteettömyystietojen keräämistä sekä kulkueen lyhyemmän esteettömämmän reitin kuvausta ja viestintää. Lisäksi kehitetään yhdessä yleisön ja kokemusasiantuntijoiden kanssa tapahtuman autismi- ja aistiystävällisyyttä. Toimenpiteinä voi olla esimerkiksi kuvallisten ohjeiden, aistiesteettömyystietojen tai sosiaalisen tarinan tuottaminen tapahtumasta. Pilotin tavoitteena on tehdä Oulu Pride -tapahtumasta saavutettavampi useammasta näkökulmasta. Tapahtuma järjestetään vuosittain elokuussa.
4. JoJo – Oulun Tanssin Keskuksen OuDance-tapahtuma ja Flow Productionsin Flow-sirkus
- Kahden rennon esityksen sarjan suunnittelu ja niistä viestiminen.
- Yhteistyö kohderyhmien kanssa.
Pilotissa toteutetaan nykytanssin ja nykysirkuksen rentojen esitysten sarja ja käytännön kokemusten pohjalta kirjoitettu ohjeistus. Erityisnäytökset voidaan suunnitella esimerkiksi aistiherkkyydet ja/tai kuulo- tai näkövammaisten tarpeet huomioiden. Mahdollisia rentojen näytösten ajankohtia ovat helmikuu tai lokakuu 2026. Pilotin tavoitteena on kerätä ja testata hyviä käytänteitä, jotka osaltaan madaltavat yleisön kynnystä osallistua nykytanssi- ja sirkusesityksiin.
5. Yhdeksän kulttuuritapahtuman yhteinen kieli- ja viestintäpilotti
- Tapahtumien yleisinfon kokoaminen, digitaalisen viestintäkampanjan suunnittelu ja valmiin viestintämateriaalin toteutus (tähän pilotin osaan haetaan toteuttajaksi esimerkiksi viestintä- tai markkinointitoimistoa).
- Valmiin materiaalin levittäminen, kohderyhmän kontaktointi ja jalkautuminen (tähän pilotin osaan haetaan toteuttajaksi esimerkiksi yleisötyöntekijää).
Kevään ja kesän 2026 aikana pilotissa pyritään tavoittamaan maahan muuttaneita ja eri kieli- ja kulttuuritaustaisia henkilöitä ja viestimään heille hankkeessa mukana olevista kulttuuritapahtumista englanniksi ja selkosuomeksi. Pilotti koostuu kahdesta osasta: digitaalisesta markkinointikampanjasta ja jalkautumisesta kohderyhmän pariin. Pilotin tavoitteena on tehdä kolmannen sektorin kulttuuritapahtumia tutummiksi maahan muuttaneille, tarjota tapahtumista perustietoja eri kielillä ja tarjota myös tapahtumille ymmärrystä ja keinoja siihen, miten kohderyhmä tavoitetaan.
Yhteenvetotaulukko pilottiprojekteista
Haettava asiantuntijatyö
Etsimme asiantuntijoita, joilla on osaamista saavutettavuudesta, tapahtumatuotannosta, viestinnästä, yleisötyöstä tai esteettömyydestä. Toivomme asiantuntijoiden osallistuvan käytännönläheisesti kehittämistyöhön ja tuottavan esimerkiksi viestintämateriaalia tapahtumien saavutettavuuden tueksi osana työskentelyä.
Työ toteutetaan yhteistyössä tapahtumien henkilöstön ja Saavuta-hankkeen koordinaattorin kanssa.
Toivomme tarjouksia moninaisilta työryhmiltä, yrityksiltä tai tekijöiltä. Toivomme myös työskentelyn olevan erilaisia kohderyhmiä osallistavaa.
Tarjouksen sisältö
Tarjouksen muoto on vapaa. Esittele, mitä annettavaa sinulla, organisaatiollasi tai yritykselläsi on hankkeemme pilottivaiheeseen ja miten lähtisit ratkaisemaan tarpeitamme. Kerro, miksi olisit paras osallistumaan pilotointiin kanssamme – onko sinulla esimerkiksi aikaisempaa kokemusta kulttuuri- tai tapahtuma-alasta tai oletko onnistuneesti ratkaissut vastaavia haasteita. Voit sisällyttää tarjoukseesi referenssejä aikaisemmista töistäsi tai asiantuntijuudestasi.
Tarjouksen tulee sisältää:
- osaaminen ja referenssit
- kuvaus tai suunnitelma työskentelytavoista pilotissa
- kuvaus siitä, miten hyödynnät kohdeyleisöä ja kokemusasiantuntijoita työskentelyssäsi
- asiantuntijatyön hinta per pilottiprojekti tai kokonaisuus, voit tarjota myös osatoteutusta tietystä näkökulmasta
- selkeästi yksilöitynä pilottiprojekti tai -projektit, joihin osaamistasi tarjoat.
Tarjoukseen tulisi sisältyä myös pilottiprojektin kevyt raportointi sekä työn esittely kaikille avoimessa webinaarissa tai seminaarissa. Yhteinen työskentely onnistuu etänä, mutta toivomme myös valmiutta matkustaa Pohjois-Pohjanmaalle jossain vaiheessa pilottiprojektia, mikäli pilotti sitä vaatii. Kerro tarjouksessasi, sisältyvätkö matkakulut hintaan.
Voimme pyytää lisätietoja tai tarkennuksia tarjouksiin.
Aikataulu
Työskentely aloitetaan tarjousten hyväksymisen jälkeen loppuvuodesta 2025. Pilottiprojektien suunnittelutyötä tehdään keväällä 2026. Suurin osa tapahtumista järjestetään kesällä 2026, mutta aikataulu voi vaihdella tapahtumakohtaisesti.
Valintakriteerit
- hinta
- asiantuntemus ja kokemus
- kohderyhmä- ja kulttuurialan tuntemus.
Hankinta tehdään kokonaisharkinnan perusteella, jossa toteuttajiksi valitaan useita asiantuntijoita monipuolisen osaamisen ja kokemuksen varmistamiseksi. Hankinnan tarkoituksena on tarjota näkemystä ja työkaluja saavutettavuuden kehittämiseen pilittotapahtumia laajemmallekin tapahtumajärjestäjäjoukolle.
Tarjouksen toimittaminen
Tilaaja:
Oulun Kulttuuritapahtumayhdistys ry
Hallituskatu 7, 90100 Oulu
Lähetä tarjous sähköpostitse viimeistään 2.11.2025 osoitteeseen minea@nulloulunjuhlaviikot.fi.
Lisätiedot ja yhteystiedot
Vastaamme mielellämme kaikenlaisiin kysymyksiin, olethan yhteydessä matalalla kynnyksellä.
Minea Taivalaho
Saavuta-hankkeen koordinaattori
minea(at)oulunjuhlaviikot.fi, p. 044 970 3334 (ei tavoitettavissa 22.–26.10.)
Tätä tarjouspyyntöä saa jakaa eteenpäin omissa verkostoissa.
